Outlook - Thuật ngữ
Outlook 2010 được thiết kế để cung cấp một bộ các tính năng vượt ra ngoài phần mềm nhắn tin đơn giản.
Một số thuật ngữ
Giống như bất kỳ chương trình nào, Outlook có đặc thù của nó và điều quan trọng là phải hiểu chúng, để sử dụng tối ưu.
Trong Outlook, đơn vị lưu trữ thông tin cơ bản là thành phần. Nó có thể được coi là tương đương với một tập tin trong các chương trình khác. Tin nhắn e-mail, cuộc hẹn, liên lạc, nhiệm vụ, mục nhật ký, ghi chú, thông tin và tài liệu được công bố là các yếu tố.
- Tài khoản email chứa các yếu tố cần thiết để kết nối với máy chủ thư, xử lý các thư bạn gửi và nhận. Tài khoản mail được lưu trữ trong một hồ sơ. Một hồ sơ bao gồm các tài khoản, tệp dữ liệu và tham số chứa thông tin về việc lưu trữ email. Cấu hình mặc định được tạo tự động khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên.
- Tệp đính kèm là một tệp hoặc một mục có thể được bao gồm trong thông báo email. Tin nhắn có tệp đính kèm được xác định bằng biểu tượng kẹp giấy trong danh sách tin nhắn. Tùy thuộc vào định dạng của tin nhắn nhận được, tệp đính kèm được hiển thị ở một vị trí khác trong tin nhắn.
- Quy tắc tin nhắn là một hành động sẽ được thực hiện tự động trên các tin nhắn đến hoặc đi, tùy thuộc vào các điều kiện được chỉ định. Bạn có thể tạo quy tắc từ một mẫu hoặc sử dụng các điều kiện của riêng bạn.
- Sổ địa chỉ có thể được sử dụng để lưu trữ tên, địa chỉ email, số fax và danh sách gửi thư. Sổ địa chỉ có thể chứa Danh sách địa chỉ toàn cầu, Sổ địa chỉ Outlook và Sổ địa chỉ cá nhân. Đây là nơi bạn lưu trữ Danh bạ của bạn.
- Một nhiệm vụ là một cái gì đó mà bạn cần phải hoàn thành. Ví dụ: một cuộc hẹn tại nha sĩ, đặt vé nhà hát, sinh nhật của một người bạn hoặc người thân.
- Lịch, đôi khi được gọi là Chương trình nghị sự, tương đương với một cuốn nhật ký giấy để quản lý lịch trình của bạn.
- Khi bạn sử dụng Microsoft Outlook, email, lịch, tác vụ và các mục khác được lưu trữ trên máy chủ thư hoặc trên máy tính của bạn (đôi khi trên cả hai). Các mục Outlook được lưu trữ trên máy tính của bạn được lưu trữ trong Tệp dữ liệu Outlook (.Pst và .Ost).
- Tệp dữ liệu Outlook (.Pst) được sử dụng cho POP3, IMAP (Giao thức truy cập thư Internet) và các giao thức dựa trên web. Khi bạn lưu trữ hoặc sao lưu các thư mục và mục Outlook trên máy tính của mình, bao gồm các tài khoản Exchange, bạn phải tạo và sử dụng các tệp .pst bổ sung. Tệp dữ liệu Outlook được đặt ở đây:
- Ổ đĩa: \ Tài liệu và Cài đặt \ userr \ Cài đặt cục bộ \ Dữ liệu ứng dụng \ Microsoft \ Outlook
- Với tài khoản Microsoft Exchange, các mục của bạn được lưu trữ trên máy chủ thư. Để cho phép bạn thao tác (đọc hoặc chỉnh sửa) thư ngay cả khi bạn không thể kết nối với máy chủ thư, loại tệp dữ liệu thứ hai được gọi là tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) được lưu trữ trên máy tính của bạn. Loại tệp dữ liệu này cũng được sử dụng cho các tài khoản được định cấu hình với Trình kết nối Outlook cho Windows Live Hotmail.
- Tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến được đặt ở đây:
- Ổ đĩa: \ Tài liệu và Cài đặt \ người dùng \ Cài đặt cục bộ \ Dữ liệu ứng dụng \ Microsoft \ Outlook