Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel bằng tính năng có tên là Xác thực dữ liệu . Khi được áp dụng, chức năng Xác thực dữ liệu phục vụ để hạn chế dữ liệu có thể được nhập vào ô mục tiêu, yêu cầu người dùng chọn một giá trị từ danh sách các đầu vào được xác định trước.

Chức năng này rất hữu ích trong một số trường hợp, từ lập kế hoạch lịch nghỉ phép của nhân viên, đến giám sát chi phí, đến quản lý dự án chung. Đây là cách để bắt đầu.

Tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel
Điền vào Menu thả xuống trong Excel
Tạo danh sách thả xuống dài trong Excel

Tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel

Để thực hiện thao tác này, bạn sẽ cần ít nhất hai trang tính mở trong sổ làm việc của mình: một trang làm việc và một trang trống nơi bạn có thể biên dịch danh sách của mình.

Bước đầu tiên là tạo danh sách của bạn. Để thực hiện việc này, hãy đi tới trang trống của bạn và liệt kê các mục bạn muốn đưa vào trình đơn thả xuống của bạn trong Cột A. Danh sách có thể là bất kỳ độ dài nào bạn muốn và có thể bao gồm bất kỳ loại thông tin nào - một số danh sách phổ biến các mục là Có / Không (thường được viết tắt là Y / N), Đạt / Không, danh sách được đánh số và ngày.

Bây giờ, quay trở lại bảng làm việc của bạn và bấm vào ô hoặc các ô mà bạn muốn xác thực. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu của bạn và tìm tùy chọn Xác thực dữ liệu trong phần Nhóm dữ liệu :

Tiếp theo, đi đến tab Cài đặt và tìm hộp Cho phép . Chọn Danh sách từ menu thả xuống:

Điền vào Menu thả xuống trong Excel

Đi đến bảng tính danh sách của bạn và chọn tất cả các mục mà bạn muốn đưa vào danh sách của bạn. Trường nguồn trên hộp thoại sẽ tự động đăng ký các trường khi bạn chọn chúng. Lưu ý rằng nếu bạn chọn thêm hoặc xóa một mục khỏi danh sách của mình, Excel sẽ tự động cập nhật xác thực dữ liệu:

Đảm bảo rằng hộp thả xuống trong ô được chọn để bạn chắc chắn thấy mũi tên thả xuống bên cạnh ô. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

Danh sách thả xuống của bạn bây giờ sẽ được hiển thị trong các ô được chỉ định trong bảng làm việc của bạn. Để kiểm tra xác thực dữ liệu, hãy thử nhập cả dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ vào các ô. Dữ liệu hợp lệ phải đăng ký chính xác, trong khi dữ liệu không hợp lệ (thông tin không có trong danh sách của bạn) sẽ trả về thông báo lỗi.

Tạo danh sách thả xuống dài trong Excel

Nếu bạn muốn thêm các mục vào danh sách thả xuống của mình nhưng thấy rằng không gian của bạn đã bị giới hạn, bạn nên thử chèn các ô ngay phía trên ô cuối cùng thay vì bên dưới nó.